Управление документами при помощи FossLook



Цель этой статьи - показать пример использования системы FossLook. Мы не утверждаем, что описанные ниже варианты работы подойдут всем без исключения и, что проблемы, решение которых описано ниже, присущи всем. Но надеемся, что прочитав данную статью, Вы получите общее представление о возможностях системы, которые, в действительности, намного шире.


Существующий порядок вещей

Большинство организаций каждый день имеют дело с множеством документов, которые являются одним из ресурсов этих организаций. Перед сотрудниками организаций возникает вопрос управления данными ресурсами и процессами. Ниже рассмотрим проблемы присущие большинству организаций, которые не используют системы управления документами.


Много файлов на файловой системе

Документы - это чаще всего файлы, которые хранятся на файловой системе у самих сотрудников или, в лучшем случае, на выделенном сервере. Основные сложности, возникающие при таком хранении следующие:

  • создание структуры папок, которая отвечает спецификации документов;
  • "придумывание" файлам имен, соответствующих смыслу документа;
  • поиск нужных файлов, содержащих соответствующий контент;
  • разграничение доступа пользователей к таким хранилищам;
  • связывание документов между собой;
  • поддержка версионности;
  • дублирование.

Данный перечень можно продолжать и дальше, но то, что уже перечислено, создает достаточно трудностей для взаимодействия сотрудников. То есть реально у вас может получиться подобная файловая структура и работать с ней будет очень не просто.

Файловая система


Хранение списков файлов в Excel

Для того чтобы как то систематизировать хранимые файлы часто, используют стандартные возможности Microsoft Office, или подобных пакетов. Например, используют Excel составляя таблицы, которые описывают структуру хранения файлов в папках и свойства документов, хранящихся в этих файлах. В результате получают нечто, похожее на приведенную таблицу.

Список документов в Excel

Но тут же начинают возникать следующие вопросы:

  • а что делать, если есть взаимосвязанные файлы?
  • как вести эту таблицу, если несколько человек работают с одним и тем же файлом?
  • как формализовать поля в таблице?
  • как не допустить ошибок при связывании имени файла и описания документа?
  • заполнение таблицы никак не связана с работой с документом?

Возможно у Вас возникали и другие проблемы.


Трудности при совместной работе

Совместную работу пользователей в таком режиме практически невозможно реализовать. Чаще всего используют пересылку документа по электронной почте. Но в таком режиме невозможно контролировать все версии документа в одном месте, состояние документа, время работы с ним, управление уровнями доступа и многие другие параметры.


Как Вам поможет FossLook?

Далее мы покажем как при помощи FossLook перейти на новый, более качественный уровень управления документами.


Создание хранилища документов

Создав нужные Вам библиотеки и типы документов, а также назначив соответствующие права на папки для их хранения Вы можете получить вот такую структуру хранилища.

Структура хранения  в FossLook

Теперь Вам не нужно думать о том как создать папки, как назвать файлы и как составить их список и о многом другом. Система сама позаботиться об этом. В карточке хранится файл с текстом документа, и присутствуют все поля, описывающие этот документ, которые Вы можете самостоятельно создавать.

Карточка  в FossLook

У вас появиться возможность связывать документы между собой. Например, с этим договором, могут быть связаны другие документы, такие как, Акты выполненных работ по Договору.

Акты выполненных работ


Управление доступом и правами

Назначая соответствующие права, уровни доступа и разрешений на папки

Акты выполненных работ

и документы

Разрешения на документ

можно легко управлять всем хранилищем данных.

Для управления непосредственно самой карточкой существует внушительный перечень функций, приведенный на рисунке ниже.

Функции документа

Более подробно с карточкой и ее функциями можно ознакомиться в статье "Описание карточки документа" .


Маршрутизация

Понятие "Управление документами" подразумевает, в том числе, и передачу документа от одного пользователя другому с фиксацией всех действий совершаемых пользователем. FossLook для этого обеспечивает пользователям совместную работу с документами, используя механизм поручений и

Поручение

маршрутизации.

Маршрут документа

При прохождении документа по маршруту фиксируются все действия пользователей, что позволяет эффективно управлять всем документооборотом организации.

В этой статье мы показали часть функционала FossLook, но если Вы хотите узнать о системе больше, то можете ознакомиться со всеми статьями сайта. Надеемся, что Вас заинтересовала эта система и Вы захотите ее скачать и установить.

Установив FossLook Вы сможете легко управлять информационными потоками, получать распределенный доступ к информации, производить поиск данных b создавать иерархическую структуру хранения и управления документами.

© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.