Как использовать расширенный поиск документов по всей базе?


В FossLook существует возможность отбора и отображения документов, удовлетворяющих определенным фильтрам в виртуальных папках. Начиная с версии 5.3, этот отбор можно осуществлять по всей базе документов, включая и документы, которые не отображаются в папках. Например, это документы типа "Дочерние документы". Таким образом, например, мы можем собрать все "Акты выполненных работ" в одной папке для всех "Договоров", хранящихся в системе, что позволит в дальнейшем проводить над ними групповые действия. При отсутствии такой возможности нам бы пришлось открывать каждый договор, переходить на закладку "Акты выполненных работ" и искать нужный документ.

Создание и настройка подобных папок доступна только пользователю с правами "Администратор". Для этого, при помощи программы администрирования в библиотеке, где ранее были созданы соответствующие дочерние документы, нужно создать папку.

Создание папки

При этом в качестве базовой выберите папку, предназначенную для хранения документов того типа, который будет храниться в создаваемой папке. В дальнейшем это упростит настройку вида папки. Мы выберем папку "Базовый акт".

Выбор базовой папки

Введите имя папки,

Имя папки для хранения результатов поиска по всей базе

перейдите на закладку "Документы" и запустите расширенный поиск, нажав соответствующую пиктограмму.

Запуск расширенного поиска

Взведите соответствующие чекбоксы, отмеченные на рисунке ниже.

Настройка параметров расширенного поиска

В качестве поля для поиска выберите "Категория"

Выбор поля для поиска

и раскройте список категорий, нажав на соответствующую пиктограмму.

Открытие списка категорий

Воспользовавшись поиском (выберите поле "Имя" и введите значение "Акт"), найдите категорию "Акт входящий"

Выбор категории поиска

и добавьте это условие поиска к списку условий.

Добавление категории к списку поиска

Таким же образом добавьте категорию "Акт исходящий" и объедините их по условию "ИЛИ".

Добавление категории к списку поиска

В результате вы получите выборку всех документов типа "Акт входящий" и акт "Исходящий" во вновь созданной папке.

Добавление категории к списку поиска

Далее вы можете предоставить доступ пользователям к вновь созданной папке для работы с нею.

© 2001-2018 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.