Автоматизация работы с однотипными документами с помощью приложений Microsoft Office и FossLook


Введение

На практике часто возникает задача создания множества однотипных документов таких, например, как письма для рассылки. При этом в письмах меняются только имена и адреса корреспондентов, а содержимое остается одинаковым для всех. В Microsoft Office для подобных целей существует механизм "слияния". Причем вы можете пользоваться слиянием не только для писем, но и для любых других документов, например, договоров, приказов и т.д.

В статье будет показано, как можно работать с однотипными документами, используя функции "слияния документов" Word, и как можно автоматизировать ту же работу с помощью механизма шаблонов платформы FossLook.

Создание однотипных документов с помощью слияния в Microsoft Word

Слияние документов в Microsoft Word рассчитано главным образом на рассылку писем. В меню редактора Word работе с письмами посвящена вкладка "Рассылки". Предполагается, что у вас есть некоторый список данных о корреспондентах (в виде файла Excel или контактов Outlook), которые нужно связать с требуемыми местами в письме, например, в обращении к адресату и т.д.

Рассмотрим более общую задачу, когда нам требуется создать не письмо, а другой какой-либо документ, например, договор и автоматизировать создание таких договоров для некоторого набора данных о контрагентах в этих договорах.

Для примера возьмем вводную часть некоторого дистрибьюторского договора, набранную в Microsoft Word:

Документ Word вкладка Рассылки

Требуется сделать так, чтобы Word подставил в поля "Number", "Date" и др. значения из внешнего файла, которые при необходимости можно отредактировать, добавить новые, подставить их в связанный документ, распечатать и т.д.

Для этого создадим в Microsoft Excel документ:

Источник данных Excel для слияния в Word

В Excel файле построчно записаны значения, которые требуется подставить в документ Word в соответствующие поля: месяц, дата, год, номер, поставщик, страна поставщика, дистрибьютор, страна дистрибьютора. Верхняя строка используется для заголовков колонок.

С помощью пункта меню Microsoft Word "Рассылки/Выбрать получателей/использовать существующий список" вы можете указать имя файла – источника данных для слияния с документом Word. Выберите наш Excel файл.

Далее выберите место в документе Word, куда требуется вставить значение из Excel файла и с помощью пункта меню "Рассылки/Вставить поле слияния" выберите заголовок колонки в Excel файле, откуда будут подставляться ваши значения. Таким образом, будет установлена связи с источником данных.

Вставка полей для слияния

Теперь наш документ готов для подстановки в него данных из источника (Excel файла). Нажмите "Просмотреть результаты" и, управляя кнопками прокрутки записей, можно просмотреть документ Word для каждой строки данных из файла Excel:

Просмотр результатов слияния

Далее все или выбранные документы можно отправить на печать:

Печать документов после слияния

Шаблоны FossLook

Попытаемся решить описанную выше задачу с помощью платформы FossLook. Для этого создадим три типа документов: Suplier (для ведения базы поставщиков), Distributor (для дистрибьюторов) и Distribution Agreement (для учета договоров) и один справочник Countries (для стран поставщиков и дистрибьютеров, упомянутых в договорах):

Тип документа - Дистрибьютор

Тип документа Distribution Agreement использует поля Suplier и Distributor, которые являются ссылками на соответствующие документы:

Тип документа - Дистрибьюторский договор

Заполним справочник и другие документы данными, которые использовались в Excel файле. Далее создадим шаблон документа Distribution Agreement:

Создание шаблона FossLook

Как видим диалог выбора поле для вставки в шаблон показывает поля не только основного документа, но и документов, на которые тот ссылается.

В итоге документ с вложенным в него файлом, созданным по спроектированному шаблону, будет выглядеть следующим образом:

Документ с вложенным файлом, созданным по шаблону FossLook

Этот документ может быть отправлен на печать.

Выводы

Функция "слияния" Word и механизм работы с шаблонами FossLook позволяют добиться одного и того же результата – автоматизировать создание однотипных документов с последующей отправкой их на печать. Однако у каждой программы есть свои преимущества:

Преимущества Microsoft Word:

  • Поддержка в качестве источника данных файлов различных форматов Microsoft, в том числе и адресной книги Outlook.
  • Возможность отправки на печать сразу нескольких документов, не открывая каждый по отдельности.

 

Преимущества FossLook:

  • Возможность работы в многопользовательском режиме.
  • Установка связи между документами (по типу родительский-дочерний либо просто ссылка на документ) с возможностью вставки выбранных полей из одного документа в другой.
© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.