Какие различия между FossLook и FossDoc?


Основное различие FossLook и FossDoc в том, что FossLook – это платформа, позволяющая создавать собственные бизнес-приложения, и некоторый набор модулей, для обеспечения функционала. FossDoc – это готовое бизнес-приложение, созданное на базе платформы FossLook и описывающее бизнес-процесс работы с нормативно-распорядительной документацией организации. Следовательно, все возможности и базовые функции, доступные в FossLook, автоматически включаются в FossDoc. Также, FossDoc имеет свой набор модулей, которые не входят в FossLook, но могут быть весьма полезны при решении определенных задач.

Когда вам нужен именно FossLook

Библиотеки документов, маршрутизация, права доступа, совместная работа - ключевые возможности FossLook.

Вам нужна система документооборота, но пугают огромные и сложные для изучения программные комплексы? Исходя из термина "электронный документооборот" можно сказать что FossLook - это простая но функциональная система по автоматизации работы с документами.

Стоимость FossLook намного ниже, чем FossDoc. Мы специально собрали под брендом FossLook самые полезные функциональные модули, которые уже позволят вам автоматизировать свои бизнес-процессы, и затратить при этом минимум средств.

FossLook является отличным стартовым решением для тех, кто хочет навести порядок в работе своей организации, упорядочить документы, и приучить сотрудников к электронному документообороту.

FossLook дает вам самые главные функции. С одной стороны он аскетичный - ваши пользователи будут видеть и изучать только то, что им необходимо. С другой стороны - вы сами архитектор своей системы, создаете документы с такими полями, как вам нужно, свой набор папок для них. Отличная цена делает FossLook хорошим выбором для бизнеса, где собственник ценит каждую копейку, и не хочет рисковать.

Вас пугают суммы, которые озвучивают вендоры за внедрение систем документооборота? Лицензия FossLook на 100 пользователей сопоставима с зарплатой одного хорошего сотрудника за месяц. При минимальных инвестициях вы сможете получить оптимальный набор возможностей.

Когда стоит выбрать FossDoc

Когда мы употребляем фразу "система электронного документооборота", у многих уже возникает стройная ассоциация с весьма мощным продуктом, направленным на автоматизацию различных видов деятельности. И именно такой системой является FossDoc. Совокупность модулей и типов документов FossDoc представляет собой решение задачи автоматизации классического делопроизводства.

Когда мы добавляем новые возможности в наши продукты, мы решаем, войдут ли они в FossLook или будут доступны только FossDoc. Приобретая систему документооборота FossDoc вы изначально платите более высокую цену, но можете не переживать о том, что вам "не хватит" какой-либо функциональности - большинство полезных и просто приятных мелочей уже включены в продукт, а все что будет создано позже - войдет в FossDoc в любом случае. Даже если вы изначально выберете самый простой набор модулей, вы можете их приобрести (докупить) в любой момент без потери своих данных.

FossDoc рекомендуется государственным организациям, коммерческим банкам, предприятиям с классическим подходом к организации документооборота.

Ниже будут описаны те модули и функционал, который доступен только в FossDoc.

Папки сотрудника канцелярии системы документооборота FossDoc

Папки для поручений

В FossLook поручения и почтовые сообщения попадают в одну общую папку - Входящие. В FossDoc поручения по документам отделены от почты, что может быть более удобным:

Проектирование документов

Проекты документов - специальная подсистема, которая позволяет выполнять автоматическую публикацию документов после их подписания и регистрации. Папка "Проекты документов" доступна только в FossDoc. Для пользователей FossLook такой процесс потребует использования специального маршрута и точки "публикации". Это менее удобно, но позволяет решить похожую задачу.

Папка "Мои документы"

В папке "Мои документы" FossDoc помещает ссылки на те документы, которые вы недавно смотрели. Особенно это удобно для пришедших с поручениями документов: стоит вам открыть поручение, как ссылка на документ связанный с ним, окажется в этой папке. Позже вы можете сами очищать эту папку по своему усмотрению.

Папка "Задачи"

Простой документ-задача идет в поставке с решением FossDoc. Для FossLook вы можете создать аналогичный с помощью механизма "Библиотеки документов" - вполне возможно, свой вариант вам даже больше понравится!

Номенклатура дел

Номенклатура дел СЭД FossDoc Сотрудники канцелярии в крупных организациях (чаще государственных) знают, что после завершения работы над документом он списывается в дело, и сохраняется там определенное время. В реальности это - шкафы с папками-делами, но в системе FossDoc номенклатура дел позволяет группировать документы по папкам, и снабжает их похожей атрибутикой. Применение такого функционала не является обязательным для многих решений, кроме того, создавать дерево папок любой сложности вы можете и в FossLook.

Журнал передачи документов

Журнал передачи позволяет фиксацию действий сотрудника канцелярии - кому он выдавал документ (оригинал или копию), чтобы обеспечить контроль за сохранностью бумажных копий документов.

Регистрация документов

В FossDoc есть механизм "регистрация документов": в каждом подразделении документу может быть присвоен свой регистрационный номер. Зачастую эта особенность говорит про избыточность или "бюрократический" подход к работе, но если вашей организации это необходимо, такой функционал вам дает именно FossDoc. В FossLook вместо регистрации применяется более простой подход "нумерация документов": при сохранении карточка получает индекс(номер), и он действует в рамках всего сервера. Таким образом, главная задача "нумерации" документов решается достаточно легко. В FossDoc, в свою очередь, вы можете иметь разные нумераторы для разных подразделений, на один и тот же тип документа. Это может быть полезно, если вы хотите содержать на одном сервере сразу несколько своих крупных филиалов, где каждый ведет свою регистрацию документов.

Подразделение FossDoc имеет свой набор папок

Подразделение в FossLook - это структурная единица вашей организации, и все пользователи могут быть созданы только в подразделениях. В FossDoc у подразделения есть еще и свои папки. Например, папка "Документы подразделения" служит для публикации документов, которые видны только сотрудникам данного подразделения, а папки "На исполнение в подразделении" и "Поступили из других подразделений" - для удобного отслеживания документов, которые были направлены с поручениями в это подразделение.

Готовые к работе типы документов

В FossDoc уже включены основные типы документов, которые используются в большинстве организаций, и логика работы с ними. В их числе:

  • Входящая и исходящая корреспонденция;
  • Обращения граждан;
  • Служебные записки;
  • Доверенности;
  • Разрешения;
  • Приказы;
  • Положения;
  • Постановления;
  • Протоколы;
  • Распоряжения;
  • Учредительные документы

Резолюции

Резолюция - это особая точка маршрута, которая "блокирует" работу маршрута до момента, пока руководитель (автор резолюции) ее не завизирует. Например, если помощник руководителя изучил документ, создал три поручения по нему, но сделал это в рамках резолюции, то поручения не запускаются в работу до тех пор, пока сам руководитель не нажмет кнопку "Согласен". С одной стороны, это может быть избыточным: ведь руководитель может и сам сразу выдать нужный набор поручений, и не использовать резолюции.

Контроль

Модуль "Контроль" в FossDoc позволяет третьим лицам (обычно сотрудникам отдела контроля) следить за исполнением документов.

Контрольный документ FossDoc

В простом случае отдел контроля не нужен - автор поручения сам отслеживает работу своих подчиненных, в каждом поручении есть срок, содержание, и исполнитель. Если вам необходим сторонний наблюдатель, то функционал отдела контроля может вам помочь.

Видео-конференции

Видео-конференции интегрируют в FossDoc возможность организации общения между группами лиц, например, для организации совещаний для территориально-удаленных офисов организации. С полным перечнем возможностей FossDoc вы можете ознакомиться на сайте продукта.

Итог

При выборе системы всегда стоит изучить ее "вживую", и по этой причине мы предлагаем бесплатные (на 5 пользователей) и триальные (на 50) версии обоих продуктов. Вы можете заказать триальную лицензию, и работать в течении шести месяцев, без заключения договора или каких-либо обязательств.

FossDoc - система электронного документооборота, решает задачи автоматизации классического делопроизводства. Подойдет любой организации, и имеет в наличии множество функций и модулей.

FossLook - более облегченный вариант, платформа автоматизации бизнес-процессов, где вы сами строите набор типов документов, папок и маршрутов, решая с его помощью широкий спектр задач автоматизации работы предприятия.

Если у вас будут вопросы, звоните нам! Наши менеджеры подскажут конкретный вариант для вашего случая.

© 2001-2018 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.